Digitalización

Proceso de digitalizacion

La digitalización es un proceso mediante el cual obtenemos una imagen digital de alta resolución de un documento de archivo, utilizando para ello un escáner,  a fin de garantizar la conservación, consulta y distribución masiva de este,  bien sea a través de la Intranet o Extranet de su empresa.

Este proceso le garantiza a su empresa, tener copias iguales al original, permitiéndole  reconstruir los expedientes que han sido violados y de los cuales se han extraído o hurtado  documentos valiosos, al igual que es un sistema de preservación de los documentos, tanto contra pérdida como contra desastres.

  • Gestión y control efectivo: sencillez, rapidez y ahorro de una forma sencilla, la organización tiene acceso instantáneo a toda la documentación necesaria para su actividad de negocio, con las ventajas añadidas de la eliminación de desplazamientos, reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo, ahorro de espacio físico y resolución del problema de localización de documentos y alto uso de fotocopias.
  • Uso racional de los recursos: la Digitalización facilita que la información se comparta y se aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo. Como consecuencia, se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc. Seguridad y fiabilidad Información, documentos, etc. de gran valor para la organización pueden custodiarse en locales de alta seguridad, garantizando su perfecto estado de conservación mientras que, para el uso diario, se dispone de su réplica electrónica.
  • Productividad y valor añadido: una gestión documental, además de ahorro de costos, genera una productividad y valor añadido adicionales, originados por el rápido acceso a la información dentro de la organización y su posterior distribución, sin necesidad de trasladar los documentos.